Beschrijving

Werkboek Outlook combi gevorderden cursus digitaal naslagwerk

E-mail is de meest gebruikte toepassing op de zakelijke markt steeds meer gebruikers gebruiken Outlook om te e-mailen en structuur in data en gegevens aan te brengen en overzichtelijk te maken.

In deze cursus Outlook leert u uw eigen persoonlijke adressenboek opbouwen van gebruikers die u regelmatig berichten verstuurt. Een bepaalde groep een mailing versturen? Na deze cursus Outlook is dat geen probleem meer. Tevens leert u uw agenda, Postvak-In etc. te delen met andere gebruikers. Door Microsoft Outlook slim in te zetten, krijgt u uw e-mail, agenda, projecten en taken beter onder controle. Zo wint u tijd en ervaart u meer controle en rust in uw werk. Zeker met de nieuwe versie 2016 zijn er diverse mogelijkheden om uw e-mail, etc. automatisch te laten ordenen.

U heeft enige basiskennis nodig om de cursus Outlook alles in één te volgen.

Globale inhoud cursus Outlook combi gevorderd:

Outlook overzichtelijk maken

• Leesvenster instellen
• Takenbalk venster instellen met maandagenda overzicht
• Deelvenster personen onder het bericht aan of uitzetten (Alleen beschikbaar in Office 365)
• Navigatievenster compact instellen
• BCC venster permanent in nieuw bericht weergeven
• Favorieten boven het account instellen/weergeven

Berichten verzenden en ontvangen

• Bericht op een bepaald tijdstip verzenden
• Berichten automatisch ophalen
• Bericht maken en in concepten zetten voor herhaald gebruik
• Een bericht ongelezen laten (vet) als het is aangeklikt
• Een bericht ongelezen of gelezen instellen

Berichten op verschillende manieren versturen en opslaan

• Berichten selecteren en doorsturen met bijlagen naar meer personen
• Ongewenste berichten instellen op prioriteit
• Onzichtbare kopie sturen (BCC)
• BCC werkbalk permanent zichtbaar maken in een nieuw bericht.
• Bijlage in bericht opslaan

Standaard onderdelen aanvullen of wijzigen

• Onderdelen toevoegen in miniwerkbalk
• Onderdelen toevoegen in lint
• Weergave naam in de verstuurde berichten veranderen

Mappen maken en overzichtelijk organiseren

• Mappen maken in Postvak IN
• Berichten van bepaalde afzenders/datum in nieuwe map slepen
• Rode vlag plaatsen achter berichten die nog moeten worden behandeld
• Map opvolgen staat niet in de lijst van de Zoekmap
• Zoekmap aanpassen of uitbreiden met een eigen zoekmap (in de lijst onder de zoekmap toevoegen)

Sorteren en structuur

• Categorieën een gewenste kleur en naam geven (bij POP accounts en Exchange server)
• Berichten van bijv. bedrijven categoriseren
• Outlook automatisch laten openen in gewenst account bv. de map Postvak IN
• Automatisch aanvullen via Autocorrectie

Bouw stenen (Snelonderdelen) gebruiken in berichten

• Een bouwsteen toevoegen aan een galerie
• Voorbeeld bouwsteen
• Voorbeeld voettekst

Regels instellen

• Een regel met Specifieke tekst in het Onderwerp in gewenste map plaatsen
• Postvak IN automatisch indelen (bericht van persoon/bedrijf in juiste map)

Sjablonen

• Sjabloon maken van teksten/berichten
• Sjabloon invoegen
• Locatie standaard Outlook sjablonen (om eventueel sjablonen te verwijderen)

Briefpapier

• Eigen briefpapier of sjabloon gebruiken voor nieuw bericht
• Snel éénmalig briefpapier toevoegen in een nieuw bericht
• Sjabloon activeren in een elk nieuw bericht

Contactpersonen maken en gebruiken:

• Adres invoegen in nieuw bericht via het adresboek en niet via de lijst
• Adres invoegen via de automatisch aanvullijst en deze aanpassen
• Nieuw contactpersoon aanmaken via inkomend bericht
• Nieuw contactpersoon aanmaken
• Nieuwe groep contactpersonen aanmaken
• Contact persoon/bedrijf en alle gegevens en afspraken beheren
• (CRM Customer Relationship Management)

Contactpersonen onderverdelen

• Contactpersonen snel zoeken
• Contactpersonen een kleur categorie geven (werkt niet in Gmail)
• Contactpersonen onderverdelen in nieuwe groep (bv. Prive of zakelijk)
• Contactpersonen op achternaam of bedrijf sorteren met de Veldkiezer

Backup Outlook onderdelen Exporteren en Importeren

• Back up Contactpersonen (Exporteren)
• Back up contactpersonen terugzetten (Importeren)
• Back up Complete Outlook onderdelen(Exporteren)

Handtekeningen

• Outlook handtekening alleen tekst
• Handtekening met afbeelding of logo gebruiken (kan alleen in HTML)
• Handtekening in Nieuw bericht plaatsen
• Handtekening in bericht wisselen

Agenda indelen, afspraken en delen

• Agenda afspraak maken
• Zakelijke afspraak maken
• Vergadering plannen en beleggen
• Eigen Agenda via e mail naar betrokkenen verzenden

Outlook accounts maken en instellingen

• Nieuw Outlookaccount maken van G-mail of Hotmail
• POP3 server instellen (inkomende) en SMTP server instellen (uitgaande)
• (POP) Mails op meerdere aparaten kunnen openen (kopie op server laten staan)

Mappenlijst gebruiken

• Bericht wordt Notitie en/of Taak
• Van bericht tot info bij nieuw Contactpersoon
• Van bericht tot Agendapunt
• Taakverzoek doorsturen via de contactpersonen

Ongewenste Mail en Mail archiveren

• Ongewenste e mail instellen
• Oude Berichten archiveren
• Berichten automatisch archiveren

Beveiligen

• Beveiliging van Outlook (de persoonlijke mappen)